Pelan penggantian menamakan siapa yang boleh mengambil alih setiap peranan utama. Pelan itu juga menyatakan bila orang itu bersedia. Catatan ini menunjukkan cara mencari peranan utama dalam satu jam. Catatan ini memberi anda grid kesediaan untuk diisi bersama pengurus.
Pelajari kemahiran ini dalam kursus Sumber Manusia (BL-HR), modul 3.
Untuk Siapa
Pengurus HR dan ketua jabatan yang mempunyai peranan yang hanya seorang boleh buat. Juga pemilik syarikat keluarga yang merancang generasi pengurus seterusnya.
Cari Peranan Utama Anda
Peranan utama ialah peranan yang menghentikan kerja penting apabila kosong. Tanya tiga soalan bagi setiap peranan. Adakah kerja terhenti tanpa orang ini? Adakah peranan ini sukar diisi dari luar? Adakah hanya seorang yang tahu kerja ini? Dua jawapan “ya” menjadikannya peranan utama.
Grid Kesediaan
Tulis setiap peranan utama dan bakal penggantinya. Pilih satu tahap kesediaan bagi setiap pengganti.
| Peranan Utama | Pemegang Sekarang | Pengganti | Sedia Sekarang | Sedia dalam 1 hingga 2 Tahun | Belum Sedia | Tindakan Pembangunan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pengurus kewangan | Puan Aminah | Akauntan kanan | X | Memimpin proses bajet tahun depan | ||
| Penyelia kilang | Encik Lim | Operator kanan | X | Memangku penyelia semasa cuti | ||
Rancang Pengganti Kecemasan Juga
Pengganti yang sedia dalam dua tahun tidak membantu bulan depan. Bagi setiap peranan utama, namakan juga pengganti kecemasan. Orang ini meneruskan kerja sehingga tiga bulan. Catat lokasi fail utama dan kata laluan disimpan.
Cara Membina Pelan
- Senaraikan peranan utama dengan tiga soalan di atas.
- Bagi setiap peranan utama, minta pengurus menamakan satu atau dua bakal pengganti.
- Tandakan setiap pengganti dalam grid: sekarang, dalam 1 hingga 2 tahun, atau belum.
- Setuju satu tindakan pembangunan bagi setiap pengganti, contohnya projek atau kursus.
- Bincang pelan dan tindakan itu dengan setiap pengganti. Jangan janjikan peranan itu.
- Semak grid setiap enam bulan, dan selepas setiap peletakan jawatan atau kenaikan pangkat.
Contoh: Pemaju Hartanah
Ambil contoh pemaju hartanah dengan 80 pekerja. Empat peranan ialah peranan utama: kewangan, jualan, projek dan kontrak. Kontrak tiada pengganti, jadi risikonya tinggi. Syarikat itu menggandingkan juruukur bahan dengan pengurus kontrak selama enam bulan. Kini grid menunjukkan pengganti yang sedia dalam satu tahun.
Ciri Hasil yang Baik
- Setiap peranan utama mempunyai sekurang-kurangnya seorang pengganti.
- Setiap pengganti mempunyai tahap kesediaan.
- Setiap pengganti mempunyai satu tindakan pembangunan dengan tarikh.
- Grid disemak setiap enam bulan.
Kesilapan Biasa yang Perlu Dielakkan
- Menamakan seorang pengganti sahaja bagi setiap peranan utama. Satu peletakan jawatan merosakkan pelan.
- Memilih pengganti kerana persahabatan, bukan kerana hasil dan kesediaan.
- Menjanjikan peranan kepada pengganti. Pelan berubah, dan kepercayaan menurun.
- Menulis grid tanpa tindakan pembangunan. Nama sahaja tidak membina kesediaan.
Cuba Minggu Ini
Tanya tiga soalan itu bagi setiap peranan dalam jabatan anda. Tulis peranan utama anda. Bagi satu peranan utama, namakan seorang pengganti dan satu tindakan pembangunan.
Soalan Lazim
Patutkah kami memberitahu pekerja bahawa mereka pengganti?
Beritahu mereka tentang tindakan pembangunan dan sebabnya. Jangan janjikan peranan itu, kerana pelan boleh berubah.
Di mana kursus mengajar perkara ini?
Modul 3 kursus Sumber Manusia (BL-HR) merangkumi perancangan penggantian dan pembangunan kerjaya.
Langkah Seterusnya
Baca rangka penuh Sumber Manusia (BL-HR). Semua tarikh kelas ada di Kalendar Latihan. Bagi kumpulan dari syarikat anda, dapatkan sebut harga untuk latihan dalaman. Lebih banyak Tips Kerja HR ada dalam bidang kemahiran Sumber Manusia. Baca juga:
